Hủy hóa đơn điện tử có cần lập biên bản không là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi xử lý hóa đơn sai sót. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý hóa đơn. Cùng tìm hiểu chi tiết về vấn đề hủy hóa đơn điện tử trong bài viết sau.
Nội dung chính:
1. Giải đáp hủy hóa đơn điện tử có cần lập biên bản không?
Hủy hóa đơn điện tử là tình huống thường gặp khi phát sinh sai sót trong quá trình lập hóa đơn hoặc khi doanh nghiệp ngừng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử. Hiện nay, việc lập biên bản khi hủy hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng lại rất cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro pháp lý.
Vậy hủy hóa đơn điện tử có cần lập biên bản không? Các trường hợp cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử bao gồm:
-
Thay đổi thông tin doanh nghiệp hoặc chuyển đổi cơ cấu: Doanh nghiệp thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, ngừng hoạt động hoặc chuyển cơ quan thuế quản lý.
-
Hóa đơn lập sai thông tin nhưng chưa giao cho bên mua: Trong trường hợp này, bên bán cần lập biên bản hủy hóa đơn, nêu rõ lý do và gửi thông báo đến cơ quan thuế.
-
Hóa đơn đã lập và giao cho bên mua nhưng chưa kê khai thuế: Cả hai bên phải cùng ký biên bản hủy, nêu rõ nội dung sai sót và gửi báo cáo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế.
-
Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử do thay đổi nhà cung cấp: Khi không còn sử dụng hóa đơn đã phát hành, doanh nghiệp cần lập biên bản xác nhận để thông báo với cơ quan thuế.
-
Hóa đơn vi phạm quy định pháp luật: Hóa đơn lập khống hoặc sai quy định cần lập biên bản để thực hiện quy trình hủy đúng luật.
-
Hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định: Hóa đơn điện tử chỉ cần lưu trữ trong 10 năm. Sau thời hạn này, nếu không có yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền, hóa đơn có thể được hủy và cần lập biên bản để ghi nhận quá trình này.
Tìm hiểu hủy hóa đơn điện tử có cần lập biên bản không
2. Thủ tục cần thiết để hủy hóa đơn điện tử theo quy định
Để hoàn tất thủ tục hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước và chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, bao gồm:
-
Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn: Do doanh nghiệp tự lập nội bộ, ghi rõ nhiệm vụ và thẩm quyền của hội đồng.
-
Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: Nêu đầy đủ thông tin về tên hóa đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số lượng cần hủy.
-
Biên bản hủy hóa đơn: Theo mẫu hướng dẫn tại Thông tư 39 hoặc Thông tư 78.
-
Thông báo kết quả hủy hóa đơn: Theo mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 39, nội dung cần có như loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng, lý do hủy, thời gian và phương pháp hủy.
Doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ tại nội bộ, đồng thời gửi thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ khi hoàn tất. Biên bản hủy được bên bán và bên mua giữ để đối chiếu khi cần.
Chuẩn bị các thủ tục cần thiết để thực hiện hủy hóa đơn điện tử
3. Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử
Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần ghi nhớ khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử:
-
Lý do hủy hóa đơn hợp lệ: Nêu rõ lý do sai sót hoặc không còn sử dụng hóa đơn, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.
-
Lưu trữ hồ sơ: Giữ lại đầy đủ biên bản và các chứng từ để đối chiếu khi cần thiết, đặc biệt trong trường hợp kiểm tra từ cơ quan thuế.
-
Sử dụng phần mềm uy tín: Sử dụng phần mềm uy tín như VNPT Invoice giúp doanh nghiệp xử lý các trường hợp sai sót nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể in hóa đơn điện tử VNPT, kiểm tra hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 nhanh chóng, đơn giản cùng với VNPT Invoice.
Sử dụng VNPT Invoice để thực hiện các thao tác quản lý hóa đơn điện tử một cách đơn giản
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ việc hủy hóa đơn điện tử có cần lập biên bản không cùng các thủ tục cần thiết khi thực hiện. Để hạn chế sai sót và tránh tình trạng phải hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng VNPT Invoice – giải pháp hóa đơn điện tử hiện đại và uy tín. Với tính năng quản lý thông minh, hỗ trợ kiểm tra lỗi trước khi phát hành và tự động hóa quy trình, VNPT Invoice giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn dễ dàng, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Liên hệ hotline VNPT 18001260 để được tư vấn và hỗ trợ thông tin chi tiết.
